Ehdollinen muotoilu ja suodattaminen

Ehdollinen muotoilu

 

"Ehdollisen muotoilun käyttäminen helpottaa tietojen tutkimista ja analysoimista, kriittisten virheiden havaitsemista ja toistuvien tulosten sekä trendien tunnistamista". (Excel ohje, microsoft)

Ehdollisella muotoilulla voidaan määrittää valittu alue, esimerkiksi: Tietopalkilla, väriasteikoilla ja kuvakejoukoilla. Ehdollisella muotoilulla voidaan myös rajata näkyvyys vain joihinkin lukuihin, esimerkiksi: Arvot jotka ylittävät luvun 10.

 

Suodattaminen

Suodattamisen avulla voidaan hakea, näyttää tai sitten piilottaa joitakin erilaisia arvoja, jotka voivat olla joko yhdessä tai monessa sarakkeessa.

" Voit suodattaa tietoja luettelon valintojen perusteella ja hakea tietoja, jotka haluat nähdä. Tietojen suodattaminen piilottaa koko rivin, jos ainakin yhden sarakkeen arvo ei vastaa suodatusehtoja." (Excel ohje, Microsoft) 

Suodattamisen lisäasetuksilla voidaan myös, esimerkiksi kopioida valitut tiedot. Ne voidaan vaikkapa kopioida taulukon viereen omaksi taulukoksi.  

 

 

  

 Tästä aiheesta on jälleen harjoitus harjoitustehtävät kansiossa.

Laske-funktiot

LASKE-FUNKTIOT

LASKE.A-funktiolla voit laskea valitusta alueesta ne solut, jotka sisältävän jonkin arvon.

LASKE TYHJÄT-funktiolla lasketaan määritellyn solualueen tyhjät solut yhteensä.

LASKE.JOS-funktiota käytetään, kun halutaan rajata taulukko tietyn ehdon mukaan ja laskea ne yhteensä. Esimerkiksi voit laskea taulukosta hyväksytyt/hylätyt jne.

LASKE.JOS.JOUKKO JA SUMMA-FUNKTIOT

LASKE.JOS.JOUKKO-funktio soveltaa ehtoja soluihin usealla alueella ja laskee, kuinka monta kertaa ehdot täyttyvät (Excel ohje, Microsoft). Esimerkiksi alla olevassa taulukossa laskemme, kuinka monta maalivahtia jollakin tietyllä joukkueella on.

SUMMA.JOS-funktiolla lasketaan rajatun alueen määritettyjen ehtojen arvojen summa.

SUMMA.JOS.JOUKKO-funktiolla voidaan laskea useampia ehtoja täyttäviä argumentteja.

Harjoitus löytyy Harjoitustehtävät kansion alakansiosta.

Phaku ja Vhaku

PHAKU 

 

"PHAKU-funktio on yksi haku- ja viittausfunktioista ja sen avulla voidaan etsiä kohteita taulukosta tai alueelta rivettäin. Voit esimerkiksi etsiä työntekijän sukunimen työntekijänumeron perusteella tai työntekijän puhelinnumeron sukunimen perusteella (kuten puhelinluettelossa)." (Excel-ohje, Microsoft)

 PHAKU-funktiota voidaan käyttää esimerkiksi: Jos sinun täytyy hakea samasta tai toisesta taulukosta/työkirjasta funktion argumentteja. PHAKUA käytetään, kun etsitään tietoja "Pystyluettelosta" 

Esimerkki PHAKU-funktion käytöstä

Kuten videosta näemme, kaavan lopussa pyydetään arvoksi: Epätosi tai tosi. Nyt valittiin epätosi, koska halusimme tarkan tiedon. Tosi-arvoa käytetään silloin, kun halutaan selvittää lähin mahdollinen arvo, jos tarkkaa lukua ei ole saatavilla.

VHAKU

VHAKU-funktio toimii muuten samalla periaatteella, mutta se hakee tietoja "Vaakaluettelosta".  

 Tässä on esimerkki VHAKU-funktion käytöstä.

Muista käyttää F4-painiketta, jotta saat dollarin kuvat kaavan taulukko_matriisiin. Suoranviittauksen kaava voisi olla esimerkiksi tällainen" =VHAKU([@Työllistäjä];'Työntekijöidenmäärä'!$D$3:$H$4;2;EPÄTOSI)"

VASTINE JA INDEKSI FUNKTIOT

"VASTINE-funktio etsii märitettyä kohdetta solualue ja palauttaa sitten kyseisen kohteen suhteellisen sijainnin alueessa." Alla olevassa esimerkissä VASTINE-funktiolla etsitään henkilöä KARRI oheisesta luettelosta. Muista käyttää vastine lajina "tarkkaa vastinetta".

Esimerkki VASTINE-funktion käytöstä.

INDEKSI-funktiota käytetään "ristikkäishaussa", eli jos haluat löytää tiedon tietyltä riviltä ja sarakkeelta, käytä INDEKSI-funktiota. Käytä matsiisimuotoa hakualueen valinnassa.

Esimerkki INDEKSI-funktion käytöstä.

Esimerkkitehtävä löytyy harjoitustehtävät kansion alakansiosta.

 

JOS-, JA-, TAI-funktiot

JOS funktio

JOS-funktiolla, joka on looginen funktio, voit palauttaa yhden arvon, jos ehto on tosi, ja toisen arvon, jos ehto on epätosi.(Excel Ohje Windows)

JOS-funktiota käytetään taulukoissa, jos halutaan selvittää onko jokin arvo esimerkiksi pienempi, suurempi tai yhtäsuuri. JOS-funktio on käytännöllinen, jos halutaan verrata keskenään tiettyjä arvoja tai taulukoita.

 

Esimerkki keihäskilpailun tuloksista, miten voi käyttää JOS-funktiota.

JA-/TAI-funktio

JA-, ja TAI-funktioita käytetään JOS-funktiossa, jos taulukossa on useampi kuin yksi ehto ja halutaan luokitella arvoja tiettyjen ehtojen mukaan.

JA-funktiota voidaan käyttää esimerkiksi sellaisessa taulukossa, jossa halutaan määrittää ketkä taulukon jäsenistä ovat hylätty tai hyväksytty. JA-funktio on ehdoton, toisin kuin TAI-funktio, joka määrittelee mitkä taulukon ehdoista ovat täyttyneet. Joissakin tapauksissa TAI-funktion käytössä kaikkien ehtojen ei tarvitse täyttyä.

                                     

 Esimerkki JA-funktion käytöstä.

 Harjoitus löytyy työkansion harjoitustehtävät alakansiosta.







Yhteiskäyttö

Yhteiskäyttö on kahden tiedoston välistä ”tiedonsiirtoa”, jossa esimerkiksi päätiedostosta kopioidaan valitut tiedot julkaisutiedostoon, sellaisessa muodossa mihin ne halutaan. Esimerkiksi tehdessä osoitetarroja tai ikkunakuoria. Voidaan käyttää myös tietojen upottamisessa tai linkittämisessä.

 

Tiedonsiirto

Se, miten tiedot siirretään vaikkapa, kun tehdään laskuja ja haluat saada niihin laskutettavien henkilöiden osoitteet.

Kun sinulla on lasku muuten valmiina ja seuraavaksi sinun pitää siirtää osoitteet siihen, niin tee näin:

•  Siirry POSTITUKSET-välilehdelle, valitse sitten Aloita yhdistäminen ja sieltä Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen. Aukeaa sivulle ikkuna.

vaihe 1/6 valitset asiakirjan laji, tässä tehtävässä valitse kirjeet-kohta ja siirry eteenpäin.

 

 

 

 

 

 

 

  vaihe 2/6: Valitse aloitusasiakirja, valitaan nyt Käytä nykyistä asiakirjaa-kohta, tämän jälkeen siirry eteenpäin.

• 

  Vaihe 3/6 Valitse muokkaa luetteloa ja haet sen tiedoston missä ovat yhteystiedot, mitkä haluat saada laskuihin tai kutsuihin. Valitse tiedostosta postitusosoitteet.
  

•   Siirry vaihe 4/6 Kirjoita kirje

• 

  
  
  Valitse "Lisää kohteita" ja lisää haluamasi tiedot kirjeen ikkuna kohtaan kaksoisklikkaamalla kohteita. Lopuksi sulje ikkuna.
  Siirry vaihe 5/6  Esikatsele kirjettä.

• Siirry vaihe 6/6 Suorita loppuun. Halutessasi voit muokata yksittäisiä kirjeitä valitsemalla "muokkaa yksittäisiä kirjeitä". Tallenna tiedosto ja tarvittaessa tulosta kirjeet.

  

  Kuvassa valmis kutsu, joukkokirje-ohjatulla toiminnolla suoritettuna.

  Harjoituksena voit nyt kokeilla tämän tehtävän tekoa niin, että ensimmäiseksi teet yhteystiedoille oman kansion. Sitten teet kutsun ja kokeilet ohjeiten mukaan toteuttaa vaiheet.